Jabra rivela il fallimento nell’organizzare il tempo effettivo di collaborazione dei lavoratori

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Una ricerca/sondaggio effettuato da Jabra rivela che i lavoratori lottano contro diverse situazioni che li intralciano e ne inficiano il lavoro. Tra queste: riunioni improduttive o mal organizzate, strumenti tecnologici poco user friendly e ambienti rumorosi che non favoriscono la concentrazione

Ci si chiede spesso cosa fare per migliorare la produttività in ufficio, anche oggi, dove ogni individue possiede almeno due cellulari, un pc o un tablet o altro ancora che aiuti le persone a lavorare ovunque. Ma in ufficio che sta succedendo?

Una ricerca/sondaggio effettuato da Jabra, parte dell’iniziativa “Nuovi modi di lavorare”, tra maggio 2015 su 2.449 lavoratori di età compresa tra i 18 e i 65 anni provenienti da USA, UK, Francia, Germania, Russia, Giappone, Cina, Danimarca, Svezia e Norvegia, ha messo in luce alcuni paradossi delle aziende che, se da una parte cercano di creare ambienti di lavoro produttivi, dall’altra sottovalutano la presenza di distrazioni all’interno dei team, riunioni poco organizzate e tecnologia limitata a disposizione.

I lavoratori lottano continuamente contro diverse situazioni che li intralciano e ne inficiano il lavoro. Tra queste: riunioni improduttive o mal organizzate, strumenti tecnologici poco user friendly e ambienti rumorosi che non favoriscono la concentrazione. Il 36% degli intervistati ritiene che le riunioni di lavoro diminuiscano la produttività; il 46% pensa che i rumori siano la cosa che più distrae in assoluto in ufficio e il 28% è irritato dalle troppe mail, anche se per risolvere un problema il 78% preferisce mandarne una piuttosto che telefonare.

Lo studio condotto da Jabra rivela il fallimento delle aziende nell’organizzare il tempo effettivo di collaborazione dei lavoratori. Più della metà (il 51%) concorda che le riunioni senza una guida o un programma specifico servono solo a perdere tempo, il 32% lamenta una mancanza di spirito decisionale, il 31% sottolinea la mancanza di approfondimenti, il 26% una mancanza di preparazione, e il 25% i ritardi. In un luogo deputato alle videoconferenze, alcuni dei motivi di irritazione maggiore sono il suono, spesso qualitativamente mediocre, fastidiosi rumori di fondo e i problemi di connessione. Jabra

Oltre a essere frustranti per i lavoratori, questi ostacoli sono anche i più frequenti. E c’è un paradosso: la maggior parte di loro vuole partecipare comunque alle riunioni, perché ritengono che possano essere utili, anche se contemporaneamente il 36% lamenta una diminuzione del rendimento personale a seguito di esse, forse proprio per l’incapacità di renderle davvero proficue. Anche il tempo speso alla scrivania è fondamentale: i lavoratori occupano la maggior parte del loro tempo dietro il proprio desk, con oltre il 66% delle attività settimanali (6 volte di più delle riunioni), e quindi questo si rivela il luogo in cui la maggior parte della produttività aumenta o diminuisce. Anche alla scrivania le distrazioni sono sempre in agguato: le più comuni sono i rumori (46%), le interruzioni dei colleghi (43%) e il numero delle mail (28%).

Gli intervistati ritengono che dovrebbero essere maggiormente controllati i fattori ambientali, come temperatura, qualità dell’aria e mancanza di privacy. Ripensare, quindi, a un ambiente di lavoro adatto potrebbe eliminare molti problemi che influenzano negativamente la produttività. Lo studio sottolinea anche che una scarsa produttività incide sulla capacità di attrarre e trattenere il personale, così come le distrazioni sul posto di lavoro incidono in maniera significativa sull’equilibrio vita-lavoro. Oggi una parte importante dei lavoratori specializzati è in difficoltà a completare le proprie mansioni entro la fine della giornata, ben il 36% le termina fuori dall’orario di lavoro. Print

Per facilitare i dipendenti e velocizzare alcuni processi, spesso si ricorre a dispositivi tecnologici come lavagne digitali, speakerphone, o programmi di project management, mappe mentali o brainstorming. Eppure l’utilizzo di questi strumenti è spesso controproducente, si pensi al tempo medio necessario per organizzare una riunione o una “semplice” conference call: il 25% di queste inizia in ritardo a causa di problemi tecnici, e di conseguenza si perdono in media più di due minuti e mezzo a riunione.

A seconda del numero dei partecipanti il tempo perso – e quindi il costo – può aumentare. Il 71% delle riunioni si svolge in un solo luogo, mentre il 29% prevede più sedi, e dunque l’ausilio della tecnologia è fondamentale. Ma spesso i lavoratori stessi faticano a utilizzarla, e il 50% dichiara di riscontrare a causa di ciò disagi significativi e irritanti.

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